2. 旅行和费用报销指南

旅行和费用报销指南

旅行和费用报销指南

所有会议旅行必须被视为重要和关键任务为了批准授予。大学也必须通过审批的企业风险管理办公室(通过完成在线注册表单),谁就会获得批准从椅子上和院长。下面是链接的更多信息和访问旅游登记表。如果你是一个主持人,只能存在于人,那么一个异常可能是理所当然。https://inside.uth.edu/inside/faq/covid-19-guidance

下面是旅游指南和费用补偿。员工责任旅行和费用报销将严格执行。所有晚提交将被拒绝。例外将极其罕见,只有在非常合理的。

  1. 旅行请求授权(等)必须提交旅行前,即使你不计划要求报销。旅行请求必须提前处理好提议旅行日期。注意:你的助理必须附加一个批准的会议请求等在提交批准。请看到我当你计划参加一个会议,课程等立即UT校园外(例如加尔维斯顿,Bellaire贝勒,等等)。
  2. 员工必须提交完整,原始和分项要报销的单据。员工必须确保建立可以提供分项收入之前。
  3. 所有事务必须有足够的支持,科(1)和(2)购买是什么付款的证明。可接受的支付收据是收银机收据、支票的副本,正式的供应商发行的现金收入,原始印签帐卡,或原始发票标明付款的方法。注意,满足这两个要求所有费用必须在内部60天交易日期的收据(即。,购买和付款证明),可能需要不止一个支持文档。仅供参考——所需的“付款证明”的例子有信用卡声明,银行对账单,付讫支票副本,等等。
  4. 员工必须请求报销差旅费用60天返回的行程。
  5. 在某些情况下合同利率高于允许资金使用;特别是酒店。之前你必须验证允许使旅行安排。

机票

商务旅行计划为航空旅客提供COVID-19资源

  • COVID-19的传播影响了航空公司和航空旅行。
  • 大多数航空公司放弃改变费用取消航班在特定的时期。
  • 商务旅行计划,UTHealth简约旅游管理平台,大多数航空公司在其网站上的链接确认最新的信息关于放弃更改费用,规定,当新的旅游预订和旅游开始,等等。

所有UTHealth学生,居民,教职员工需要使用商务旅行计划(CTP)预订机票,如果租一辆车,简约的汽车租赁公司。有关CTP和同意登录信息的更多信息,请访问https://inside.uth.edu/travel/travel-agency/index.htm。

所有旅客UTHealth全职(1.0 FTE)教职员工必须完成一个概要文件在网上同意即使使用全方位的CTP代理确保满足所有TSA的需求和个人喜好(无异常)。更多信息请访问https://inside.uth.edu/travel/travel-agency/index.htm。一个旅行者可以指定助理来访问和完成他们的配置文件,使旅行安排。学生、居民或工作人员兼职不会同意一个概要文件。

机票

德克萨斯州简约机票

德克萨斯州航空公司的票价为最后一分钟和/或全额退款的旅游需求。这些城市对提供最大的灵活性在旅行票价不受限制或惩罚在最后一分钟,退还门票。然而,这种灵活性意味着利率并不总是以最低的成本。在可能的情况下,国家机构和高等教育机构应该利用提前14天或其他低成本航空公司票价为计划旅游需求获得尽可能低的成本。City-pair为国内外目的地列表可以发现合同供应商,美国航空公司和捷蓝航空https://comptroller.texas.gov/purchasing/programs/travel-management/。他们单向按字母顺序列出,适用于两个方向费用,但不包括机场安全管理费及其它费用添加到基础票价。

国家承包机票可以通过承包了旅行社,商务旅行计划。这些票价只能购买中央宣传商务旅行账户(BTA)或在一个单独收费商务旅行卡。

简约的旅行社

商务旅行计划将协助游客获得最低的机票而坚持旅游政策和程序年代。

联邦旅游:飞美国国际旅行

任何旅行由联邦拨款或限制国家基金必须符合美国要求旗舰航空公司用于最大程度地在商业航空运输之间的旅行意味着美国和外国的国家,或国家之间。这个要求不得受到成本因素的影响,方便,或个人旅游偏好。为目的的使用美国松弛运营商,“美国”是指50个州,哥伦比亚特区和美国的领土和财产。

飞美国的行为

开放天空协定

国际旅行授权

安排国际旅行之前,旅行者必须审查全球卫生行动办公室的网页https://inside.uth.edu/travel-exemption/和美国国务院的旅行警告。如果旅行的目的地是旅游警告,旅行者需要提交一个在线申请豁免旅行限制。UTHealth总统的顾问小组在国际旅行将回顾应用程序和与旅客联系。附加信息,联系办公室在713-500-3533或全球卫生行动global.health@uth.tmc.edu。

  1. 机票报销:接收报销机票,你必须通过商务旅行计划,预定机票Inc . (CTPI)。uttravel@ctptravelservices.com或拨打1-866-366-1142(早上7:30到下午6点)。你的行政助理协助请求引用CTP,购买机票和/或注册通过BTA(直接从你的UT基金支付),等等。
  2. 租车:

需要使用

要求所有汽车租赁预订是用我们的一个五(5)汽车厂商德州大学休斯顿健康科学中心的合同,以选择供应商的速度识别码。beplay中心钱包解决可以找到完整的合同细节在这里。你必须确认租赁位置是否包含在列表中代表的位置保险。

(请打印机动车租赁免除证书提前向柜台的租赁放弃某些费用如下所述)。

在网上找到出租信息和规定:

租赁有限公司 ID # 电话号 利率
企业* UTS451 800-261-7331 企业率
国家 UTS451 800-227-7368 全国的失业率
阿维斯 S828013 800-331-2212 Avis率
预算 R524113 800-527-0700 预算率
赫兹 1989426 800-654-3131 赫兹频率

*企业现在需要访问的销。
为业务用:“UT”(UT后跟一个空间)
供个人使用:“大学”

为大学商务旅行租一辆车,

  1. 选择供应商;
  2. 使用正确的预订UTHealth率标识符合同代码;
  3. 检查排除保险的任何位置(LDW -损失伤害豁免和责任保险);

预订:

  • 直接通过汽车租赁公司通过电话或网上上面列出的或直接的位置
  • 储备通过商务旅行计划全方位服务代理(无费用产生)866-366-1142
  • 通过在线工具一致储备

个人出租:

个人出租将不包括保险。同一帐号用于商业和快乐Avis,预算和赫兹。使用UTS999与企业。一定要确定如果你保留出租供个人使用。

合格的旅行者

UTHealth教师、职员、学生(满足最低年龄要求),客人和顾问官方大学商业旅行,旅行由UTHealth支付或报销。

  • 企业/国家:最低年龄租车辆与企业/国家是18岁;然而必须21岁的房东租一辆客运。
  • Avis /预算:租一辆与Avis的最低年龄是18岁;租一辆与预算的最低年龄是21岁。
  • 赫兹:租一辆赫兹的最低年龄是18岁。

考虑以下信息在决定使用哪个供应商:

  • 大多数利率包括保险(LDW)损失伤害豁免和责任保险无限免费里程在州内车辆回到相同的位置,然而也有一些例外。并不是所有Avis,预算或赫兹位置包括保险。请参考下面的代表地点列表指出以及无效的合同验证列表保险。

促销价——如果你租的车辆租赁合同供应商使用率除了UTHealth接触率,保险是不包括在内。房东必须提供UTHealth标识符合同代码请求UTHealth合同利率为了获得UTHealth下的保险和提供的服务合同。

单向租赁

  • 在德克萨斯:企业、国家和赫兹不为单向收费里程或减少租金在德克萨斯州。
  • 州外:
    • 企业单向的租金将引发美元每英里0.20美分。
    • 国家收取699美元每天平州外的单向紧凑的全尺寸汽车租赁。上面的单向租赁于高档和车辆将被每天的房费+ $每英里0.20美分。
    • 赫兹将增加0.38美元每英里在所有其他州的单向的租金。
    • Avis和预算不为单向收费里程或减少租金之间的奥斯汀、达拉斯、休斯顿和圣安东尼奥之间。达拉斯地铁包括达维,欧文和阿灵顿。
    • Avis和预算将收取0.29美元每英里里程费在所有单向租赁州内和外状态之间的旅行除了如上所述奥斯汀、达拉斯、休斯顿和圣安东尼奥之间。

税收和费用

打印并提供以下机动车租赁免除证书汽车租赁代表当时的租赁(不返回时)。有几个税,你必须支付补偿。”道具。、标题里吉斯。“税收可能被起诉。(这个名字可能会有所不同)。这个税是实现根据2151年法案,74德州议会,并允许所有汽车租赁公司操作在德克萨斯州收取象征性的费用登记和许可他们的舰队来收回成本。是由个人和政府机构支付。(许多其他州也实现这种类型的电荷,用不同的名字。)特殊事件/体育场税属于上述裁决。

解释税费:

  • 机场访问费用:费用是向任何客户,拿起一个车在机场位置在第一个24小时。直接提交到机场管理局,由客户支付。这是支付租金。
  • CFC-Customer便利化收费:费用由机场停车车辆在机场现场。直接提交到机场管理局,由客户支付。这是支付租金。
  • 机动车税:税收,类似于一个销售税,但由于租车供应商提供服务,不销售产品。
  • 体育权威/体育场税:税收所规定的某种类型的区,即城县或学校为一个特定的事件或项目提供资金。这不是直接支付租金。
  • 德州房产税和许可报销费用:附加费,传递给客户作为许可证和标题的报销费用。这是支付租金,并将不同的城市。

代表的位置

代表阿维斯和预算的位置

旅行者可以继续参考和使用国家审计部门承包酒店,或者使用他们选择的酒店只要住宿率符合国家审计日新准则。管理鼓励使用的折现率可以通过状态。这些利率上可以找到国家审计部门的网站。

CTP也获得额外优惠酒店利率通过其附属与旅游领导人合作,在某些情况下可能会低于其他利率。如果一个较低的利率是可用的,代理将在预订的时间沟通。这些利率也会同意如果安排旅行。

更多的旅行和费用报销规则,请参阅

旅游指南:https://inside.uth.edu/travel

费用报销指南:https://inside.uth.edu/finance/procurement/procurement-expenses/expense_reimbursement_guide-table-of-contents.htm

任何问题关于旅行和费用报销异常应该指向你的助理或我的办公室。为了确保合规,我已经要求我们的助理定期与你跟进你的旅行之后,获得报销过程所需的所有证明文件。所以,请注意,你将从你的助理和提醒的狂轰滥炸的理解,他们只是试图帮助,不要错误你为了好玩。

谢谢你的合作,我们期待在FY22更有效地为您服务!