会议操作

政策和程序

预订房间、食物/饮料、建筑费用,学生活动,以及更多!

预订会议室,讲座大厅、教室

1. 客房预约部和资源请求是通过MMS事件进入申请表位于主页阿斯特拉资源调度器。看到事件请求——UTHealth资源调度器,阿斯特拉云web页面了解更多细节。
2. UTHealth阿斯特拉资源调度器,阿斯特拉云应用程序访问:UTHealth资源调度器,阿斯特拉云。使用MMS (MSB) MSE JJL事件请求的形式预定房间位于MSB MSE和JJL。对于其他UTHealth位置,使用适当的事件请求表单的位置。如果Non-UT和/或供应商参与活动,使用UTHealth征集&地中海中心请求的形式。
3. 要求额外的信息的电子邮件时生成的阿斯特拉资源调度器,客户将获得两个工作日内响应或事件请求将被自动拒绝。
4. 所有未决的房间/资源预订需要操作在一个星期内完成或预订取消。
5. 如果需要更改预约,取消或改期,请将所有的细节描述新请求ms.deancops@uth.tmc.edu。我们的一个调度器将在两个工作日内帮助你。更改、取消或重新安排需要立即关注,除了发送细节ms.deancops@uth.tmc.edu直接联系调度器at713 - 500 - 5048。如果没有人能达到,叫会议业务的经理,瓦莱丽·布坎南,281-787-0219。留下你的姓名和电话号码,你可以联系到你的电话将会尽快返回。
6. 如果一个房间安排在反复出现的会议和一个或多个会议取消了,但通知释放房间预订不提交ms.deancops@uth.tmc.edu,其余安排会议主题为整个事件的计划取消会议。
7. 不需要移动家具未经批准会议业务。批准请求,请发送一份详细的邮件ms.deancops@uth.tmc.edu。
8. 所有预订房间在5分钟前结束的前半小时小时或5分钟。驳回你的会议时间作为一个礼貌下一组进入了房间。这是至关重要的教室,会议室和讲堂保留。会议操作有权驳回类跑过去的保留时间另一个演讲或会议等开始。

食物和饮料在场馆w /书面批准

MMS官方指南的功能(2021年11月1日更新)

1. 食物或饮料被允许在MMS事件的位置。一个批准官方的函数形式房间必须包含请求和下面列出的所有政策/程序,包括事件利用non-UTHealth基金购买食物。学生组织必须发送正式函数形式完成招生办公室和学生事务处理以下的指导方针。行政会议中心、MSB G.100和计算机教室,MSB B.410,需要由执行董事批准,管理Services-MS,克莱尔·范甘迪之前每个事件请求食物/饮料。
2. 必须以书面形式请求异常。提交请求例外的任何食品和饮料政策/程序包括请求在MSB B.410食物/饮料和MSB G.100执行董事,管理Services-MS,克莱尔·范甘迪,至少提前一个星期事件的日期。自助餐风格食品行可以在MSB 5.001 -五楼走廊和SRB 107 -心房克莱尔范甘迪的事先批准。需要事先批准的食品和服务的例子包括明火加热,食物托盘要求钢包或钳自助,调味品在大型拖船而不是个体大小的数据包或容器。
3. 离开房间在相同或更好的条件上发现的到来。
4. 用中心供应商!麦戈文医学院强烈鼓励大学经费使用中心供应商购买食物。在这里访问信息中心。
5. 可接受的食物选择。在纸板或泡沫饭盒打包的首选食品中使用会议室,教室,讲堂,和其他共享空间提供个人的食品选择抓项目。毛边的水果或者个人水果杯或意大利面沙拉与盖子一盒午餐是可以接受的。每片披萨将被允许在个别箱子或盘披萨。提供大披萨盒子与多个片将批准如果部门提供服务比萨戴着手套和使用服务用具。
6. 不可接受的食物选择的例子。没有共享的盒子或托盘的食物,很多人本身是允许在会议室。课堂,讲座大厅。这包括打开水果/奶酪托盘、绿色沙拉酱,打开容器的意大利面沙拉和主菜,打开盒子切披萨自助,等等。在怀疑食物选择是可接受的或不可接受,请发送你的询价ms.deancops@uth.tmc.edu。
7. 使用位&食品交付。当使用备办食物者提供食品,请清楚地识别食品的部门/组/会议的目的是通过将一个标志或接近食物。请提醒备办食物者清楚地确定发票的收件人。部门指定某人应该在房间接受食物和发票。
8. 垃圾处理。会议领导人要求提醒参与者存款垃圾容器有足够空间容纳垃圾。不把垃圾已经满溢的垃圾容器。可以要求额外的垃圾容器(s)发邮件详细的请求(s)FIXIT@uth.tmc.edu。如果提供大披萨,联系管家安排立即去除披萨盒子之前确认房间预订时间到期。
9. 管家。事件与食物必须安排家务清除垃圾和打扫房间之前发邮件详细的请求下一个事件FIXIT@uth.tmc.edu。是客户的责任,确保计划清理时间包含在预订请求,管家已经完成清理房间预订时期。
10. 没有食物允许学生实验室。(MSB 2.105, 2.107, 2.129, 2.131)

建筑使用和费用

部门、中心工作人员、教师和所有Non-UTHealth赞助事件
政策的利益冲突和供应商关系在过去几年中显著改变了。事件获得辅助企业预先批准使用大学设施可能需要缴纳费用。例子:管理费用、建筑使用费用,技术支持费用,安全费用、行政费用。可以分别查看每个请求提交给法律事务,采购、合规和辅助企业最终批准前位置安排确认。

引用

使用UTHealth赞助大学设施事件和/或non-UTHealth赞助事件:-保单编号:11
利用大学的理由或设施征集的目的通常是被禁止的,除非特别授权的评议”规则系列,80103年和箍政策165征集校园。

学生组织、教师/部门赞助事件,所有组织以外的事件

使用MMS讲座大厅为学生组织和课堂空间,教师组织/部门赞助事件或外部事件:

学生组织,部门主办的活动和外部组织请求使用UT医学院的设施,包括但不限于韦伯广场,游说团体,讲堂,教室,五楼画廊,等等,必须接受副总统批准,辅助企业利用融资活动的设施或其他征集活动。(征集的形式)

下面的形式、规则和箍政策在网上都可以查阅,下面列出的网站:
箍保单编号:9,酒精饮料
箍保单编号:11日大学设施的使用
箍保单号码:165,征集校园
箍保单号码:174,言论和集会
箍保单编号:211、专用设施
允许征集活动指南

负责组织或部门获得批准的辅助企业、组织和会议业务有权拒绝使用的房间没有许可辅助企业举办的活动。

关于促销产品需求,为学生和学生团体筹款

所有项目产生UTHealth相关俱乐部、团体活动,募捐活动和事件,是否出售或赠送的物品——必须通过福利特的UTHealth校园商店购买。

我们在UTHealth幸运和自豪的多样化和进取的学生,积极参与大学和公民生活——在学生的亲和力和服务团体,慈善机构,体育联盟等等。每一年,学生和学生团体在校园创建促销产品的原因和活动,出售募捐活动或赠送礼物。
作为代表UTHealth成员,学生必须遵循UTHealth政策和程序在创建和分发这些物品。确保满足标准和政策,并简化订购和各方审批流程,所有的学生都将被要求秩序UTHealth-related促销产品通过福利特的UTHealth校园商店和服装。

福利特合同供应商俱乐部提供特别定制促销产品和服装颜色学生和学生团体。俱乐部颜色由德克萨斯大学系统许可商标使用许可办公室生产UTHealth-logo物品和被选中的物品种类繁多,知识渊博的客户服务和有竞争力的价格。每个公司,包括俱乐部颜色,使用UTHealth标志UT系统支付版税。反过来,UT系统与每个UT机构共享这些版税。目前,UTHealth辅助企业地方这些收入在奖学金对学生捐赠。

产品可以在俱乐部颜色的网站www.clubcolors.com或打印目录位于每个UTHealth校园商店的位置。所有订单必须放置在福利特UTHealth校园商店。

//www.tjghsg.com/auxiliary-enterprises/departments/bookstores

引用

箍政策数量:8使用大学的名称、商标或密封
箍保单号码:165,征集校园

设备使用和演讲

所有的报告都需要由事件协调员。演讲可以使事件之前使用CD, DVD和/或批准的闪存。https://med.uth.edu/msit/policies/approved-portable-devices

活动广告在构建

画架

必须批准使用画架,使用前,由执行董事管理Services-MS克莱尔范甘迪。批准的用户将负责检查画架和返回给会议业务。画架前只能显示在批准的区域,但主要是由入口的行人交通,和黄色和绿色电梯。画架可能只显示本周宣布的事件,和必须回到会议操作在24小时内事件的结论。任何画架检出而不返回,部门可以收取50美元的更换费/画架签出,从此不再回来。一旦更换费用被指控,没有退款将即使画架后返回。

部门公告和传单

MMS部门和主要HSC赞助事件批准利用之间的显示rails电梯在一楼。然而,请注意以下“交战规则”。

1. 会议通知可能会提前两周公布的事件。通知清单事件对整个月/学期部门(即大查房,研讨会系列等)不允许在一楼,但可能在电梯被张贴在公告板上地板。
2. 特殊事件如院长的系列讲座,可能会提前发布了3周。画架为这些类型的事件将被允许一周的活动,由主管事先批准,管理服务。
3. 所有的事件都必须由UTHSC或MMS。没有外部机构或供应商可能使用这个区域广告活动。
4. 没有要求人类主题公告将在一楼电梯显示rails;然而,这些可能是张贴在公告板上电梯的上层建筑。
5. 没有个人通知(即房屋销售/租赁、汽车/家具,需要室友,等等)将发布在任何电梯在学校公告栏。个人通知可能外张贴在公告板MSB 1.006讲堂,或在公告板上的大楼梯后者的建筑。
6. 只能贴在供应商传单批准采购电梯MSB的公告板上地板。
7. 要求使用公告板锁在电梯导演,必须事先获得批准的管理服务。批准标志可以放在锁公告板前1周活动。最大尺寸的招牌锁定公告板是8 1/2×11。
8. 主任,管理服务有权删除任何注意到被认为是不合适的,或不遵守上面的。

使用的音乐

使用的音乐必须保持在一个软背景水平。上面所有的音乐可能达到这个体积需要批准执行董事管理Services-MS,克莱尔·范甘迪事件之前。我们鼓励大声的事件,以满足在正常营业时间或外部的建筑。会议操作可以提供一个有限的各种音乐的事件发生在MSB) MSE和JJL地点。

献血活动

麦戈文医学院举办献血活动,两个审批前需要提供书面为这些事件保留空间。

1. 辅助企业第一副总裁批准,查尔斯Figari举行校园事件通过完成和提交请求恳求校园位于/使用大学设施在线形式:https://med.uth.edu/cops/uthealth-resource-scheduler-astra-cloud/
2. 第二次批准执行董事、管理Services-MS克莱尔·范甘迪将事件在医学院和允许移动家具如果需要发邮件你的详细要求Claire.Brunson@uth.tmc.edu。请附上一份你的批准邮件从邮件给查尔斯Figari克莱尔范甘迪。

一旦从获得许可,你可以请求储备你的活动所需的空间通过发送副本的批准ms.deancops@uth.tmc.eduUTHealth部门/组织发起人提交事件请求表单女士使用UTHealth资源调度器,阿斯特拉云。请查看摘要的下面预期对献血者组织& UTHealth赞助了。

献血者组织

• 获得UTHealth部门/机构赞助
• 获得批准从AE征集的形式
• 获得第二次管理Services-MS执行主任的批准
• 在献血活动,确保区域设置正确。这包括设置搬家具的时尚不参与献血活动的人可以坐在外面的捐赠。
• 事件后,复位回到原来的家具配置定期献血活动结束后继续活动。

UT赞助商

• 确保献血者组织保留正确设置区域,包括移动任何家具时尚,不参与献血活动的人可以坐在外面的捐赠。
• 确保献血者组织重置家具回到原来的配置常规活动继续在献血活动结束后。
• UT赞助商应该在整个事件或现场可通过电话给联系人姓名和电话会议操作使用应该出现一个问题。

* *只有两个(2)献血活动允许每一个日历年血库的医学院大楼之间至少有八周血驱动器。* *

动物在校园政策

动物疗法(也称为宠物疗法)涉及到动物引入“非常规设置”与人来帮助减轻压力和痛苦,改善情绪状态。“非常规设置”一词是用来形容动物通常不允许或遇到的领域。提供的机构最近宠物疗法来支持学生和员工UTHealth期间增加的压力如密集的考试时期。确保健康、安全和舒适的个人参与机构资助的宠物治疗的努力(包括动物带来了校园)应遵循以下原则:

• 学校、行政领导可能会选择举办一个宠物疗法在UTHealth事件或会话。
• 行政中心主任实验动物医学和护理(或被任命者)也必须通知,确保不存在任何禁忌症关于任何动物物种可能参与研究工作。beplay苹果手机能用吗
• 治疗宠物应该从一个认证机构,因为这些动物接种疫苗,脾气好的,经常进入设施如医院和其他设施。
• 应该有一个指定的区域与宠物的交互,这是远离任何实验室空间。
• 宠物不应该带进或允许徘徊下的其他区域建设,必须处理程序(或被任命者的)的控制。
• 尽可能,个人与已知过敏应该提醒,避免参与。
• 治疗宠物应该明确指出背心或其他方式,以确保每个人都知道这是一个“工作”治疗宠物。
• 应该有一个pre-designated地区宠物救助(例如狗),当然,清理后是强制性的。学校或部门赞助事件负责确保及时清理发生。
• 宠物治疗活动不应该被误解为一个机会对员工或学生个人宠物学校/工作。服务动物和,在某些情况下,情感支持动物被允许依照适用法律和大学校园的政策。联系的多样性与平等机会713 - 500要求的附加信息。
• 此时,没有要求UTHealth承担额外的责任保险等事件,但认证组织提供宠物治疗的动物应该被要求证明宠物治疗的报道活动。
• 如果有任何问题或者担心这个指导,联系EHS 713-500-8100。

这些指导原则并不适用于服务动物或动物情感支持。信息服务或动物情感支持,请联系多样性与机会均等

713 - 500电话